Konsep Analisa Sistem

A. Definisi Analis

Ada beberapa definisi analisa sistem, yaitu:

§  Definisi Analisa Sistem menurut Mc Leod (2006) adalah suatu studi dari sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau memperbaiki kekurangan dari sistem yang telah ada.

§  Definisi Analisa Sistem menurut Pressman (2009) adalah kegiatan menemukan atau meng-identifikasikan masalah, mengevaluasi, membuat model serta membuat spesifikasi sistem.

§  Definisi Analisa Sistem menurut Yourdan (1991) adalah suatu kegiatan mentransformasi-kan dua masukan utama, yaitu kebijaksanaan pemakai dan anggaran proyek kedalam spesifikasi yang terstruktur. Kegiatan tersebut melibatkan alat dan model diagram aliran data, diagram antar entitas dan komunikasi data.

Menurut Podeswa (2005), dalam dunia bisnis dikenal ada 2 macam tipe analis bisnis, yaitu analis bisnis yang terkait dengan Teknologi Informasi dan yang tidak terkait sama sekali dengan Teknologi Informasi. Selanjutnya untuk lebih memperjelas pernyataan tersebut maka diberikan definisi analis seperti berikut:

ü  Analis Bisnis adalah seseorang yang bekerja dalam konteks bisnis. Orang ini terlibat dalam proses peningkatan kinerja bisnis, penurunan biaya operasional bisnis, dal lain sebagainya

ü  Analis Teknologi informasi adalah seseorang yang bekerja dalam konteks proyek teknologi informasi, misalnya proyek untuk membeli, membuat, atau hanya sekedar memodifikasi suatu software.

Seorang analis bisnis bekerja sebagai penghubung (liaison) antar berbagai stakeholder dalam rangka mendapatkan (elicit), menganalisa (analyze), menyampaikan (communicate), dan mengesahkan (validate) kebutuhan terkait untuk merubah atau memperbaiki proses bisnis, kebijakan/prosedur, maupun sistem informasi. Seorang Analis Teknologi Informasi diharapkan untuk dapat menemukan (discover), menganalisa (analyze), merundingkan (negotiate), menyampaikan (represent), dan mengesahkan (validate) kebutuhan terkait software baru maupun hanya sekedar modifikasi.

B. Tugas Analis

Analisa Bisnis adalah seperangkat pekerjaan, pengetahuan, dan teknik yang digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan bisnis dan menemukan solusi dalam mengatasi permasalahan bisnis. (Business Analysis Body of Knowledge, version 1.6)

Dalam buku berjudul Business Analysis Body of Knowledge tersebut diberikan panduan mengenai Tugas yang wajib dilakukan oleh seorang Analis Bisnis, yaitu:

§   Menganalisa dan memahami proses-proses yang berjalan saat ini di perusahaan dan memastikan seluruh tim proyek dan stakeholder mengetahui kekurangan dan dampak yang akan timbul akibat perubahan kedepan.

§   Membuat suatu pemahaman mengenai kebutuhan bisnis apa saja yang akan digunakan kedepannya dan menentukan solusi yang tepat.

§   Mengidentifikasi sumber daya yang akan dibutuhkan dan menentukan aturan main dalam mengesahkan pemenuhan kebutuhan-kebutuhan.

§   Membuat sebuah Requirements Management Plan dan menyampaikannya kepada semua stakeholder yang terkait.

§   Mengidentifikasi dan mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan terkait aspek bisnis, teknik, produk, dan proses.

§   Bekerjasama dengan Klien dalam merasionalkan dan memprioritaskan kebutuhan-kebutuhan.

§   Membantu mendefinisikan kriteria yang dapat diterima terkait solusi yang diambil/dipenuhi.

C. Kenapa Perlu Analis

Latar belakang diperlukannya Analis dalam menyelesaikan suatu pekerjaan /proyek dipicu oleh beberapa hal berikut:

·           Banyak perancangan sistem yang molor / menyerah / gagal dikarenakan ingin membuat sistem yang “wonderful” tanpa memahami kebutuhan organisasi. Analis diperlukan dalam membuat dan memahami kebutuhan sistem yang rasional.

·           Terjadinya “miss” komunikasi antara stakeholder dan developer terkait sistem suatu sistem yang diinginkan. Analis diperlukan sebagai penghubung antara stakeholder and developer.

·           Kurangnya kesadaran dalam mendokumentasikan hal-hal terkait perubahan suatu sistem. Analis diperlukan sebagai penyusun dokumentasi.

·           Seringkali terdapat tujuan yang bias dalam perubahan suatu sistem dan berkembangnya kebutuhan/harapan akan sistem baru diluar kendali. Analis diperlukan dalam menetapkan goal (tujuan) dan prioritas kebutuhan agar goal tersebut tercapai.

·           Terdapat perbedaan akan Apa yang direncanakan dan apa yang dihasilkan sehingga mengakibatkan kerugian bisnis. Analis diperlukan untuk menjalankan fungsi pengawasan dan koreksi.

D. Kemampuan Analis

Umumnya seorang analis yang sukses harus memiliki seperangkat kemampuan (skill) yang baik, meliputi people skills, business skills, technical skills and soft skills.

Dalam buku berjudul Business Analysis Body of Knowledge tersebut diberikan panduan mengenai skill yang wajib dimiliki oleh seorang Analis Bisnis, yaitu:

§  Memiliki kemampuan verbal dan tulisan yang baik dalam berkomunikasi, termasuk kemampuan untuk menjadi pendengar yang baik.

§  Memiliki kemampuan yang baik dalam mengorganisasikan dan mengetahuai proses-proses yang akan diambil untuk menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan dalam suatu proyek.

§  Memiliki kemampuan untuk dapat membangun hubungan (relationships) yang efektif dengan klien.

§  Membantu manajer proyek dalam kemampuan mengelola kenginan klien melalui komunikasi yang proaktif dan hati-hati terkait penentuan kebutuhan dan dampak perubahan yang terjadi.

§  Memiliki kemampuan dalam negosiasi dan membuat keputusan atas sejumlah kebutuhan-kebutuhan dari klien dan stakeholder yang akan diaplikasikan.

§  Memastikan bahwa setiap stakeholder tahu akan dampak atas suatu keputusan yang diambil, dengan kemampuan untuk dapat memberikan pilihan dan aternatif keputusan serta dampaknya jika diperlukan.

E. Tanggung Jawab Analis

Besar kecilnya tanggung jawab pekerjaan dari seorang analis tergantung dari ukuran dan kompleksitas dari suatu proyek tersebut, seperti contoh di bawah ini:

§   Seorang analis dapat bekerja secara penuh (full-time role) pada satu proyek dalam satu ukuran peran sehingga memiliki tanggung jawab yang relatif kecil hingga sedang.

§   Seorang analis dapat bekerja pada beberapa proyek (multiple project) namun dalam satu ukuran peran, sehingga memiliki tanggung jawab yang relatif sedang hingga besar.

§   Seorang analis dapat bekerja pada beberapa proyek (multiple project) dan dalam beberapa ukuran peran, sehingga memiliki tanggung jawab yang besar. Contohnya pada proyek A bekerja sebagai analis sistem dan pada proyek B bekerja sebagai beta tester.

F. Gambaran Besar Penghasilan

Source: Kelly Service: Indonesia Salary Handbook 2008/2009

G. Sistem Analis

Sistem Analis merupakan orang yang berperan dalam mengarahkan pengembangan sistem informasi.  Dalam melaksanakan tugas ini seorang sistem analis haruslah bisa menyelaraskan tujuan dari sistem infomasi dengan tujuan perusahaan. Di sini dibutuhkan orang yang berorientasi pada bisnis serta teknologi.

Sistem Analis dapat mendesain sistem baru, baik hardware maupun software, atau menambah aplikasi software baru. Kebanyakan sistem analis bekerja pada pekerjaan yang spesifik seperti bisnis, akunting atau finance, serta bidang sains dan engineering.

Tugas Sistem Analis :

§  Mengumpulkan dan menganalisis semua dokumen, file, formulir yang digunakan pada sistem yang telah berjalan.

§  Menyusun laporan dari sistem yang telah berjalan dan mengevaluasi kekurangan pada sistem tersebut.

§  Merancang perbaikan pada sistem tersebut dan menyusun sistem baru.

§  Menganalisis dan menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk sistem yang baru dan memberikan argumen tentang keuntungan yang dapat diperoleh dari pemakaian sistem baru tersebut.

§  Mengawasi semua kegiatan terutama yang berkaitan denga sistem yang baru

Sistem analis secara sistematis menilai bagaimana fungsi bisnis dengan cara mengamati proses input dan pengolahan data serta proses output informasi untuk membantu peningkatan proses organisasi. Dengan demikian peranan penting sistem analis :

·      sebagai konsultan

·      sebagai ahli pendukung

·      sebagai agen perubahan

H. Perbedaan Sistem Analis dan Programmer

Di bawah ini adalah beberapa penjabaran mengenai perbedaan sistem analis dan programmer.

v  Berdasarkan definisi, sistem analis adalah orang yang bertugas untuk menganalisis sistem termasuk permasalahan yang terjadi beserta pemecahannya dan kebutuhan pengguna, sistem analis harus ahli tidak hanya tentang teknologi komputer tetapi juga tentang bisnis. Sistem analis merupakan perencana program yang akan dibuat oleh programmer. Sedangkan programmer adalah orang yang membuat / menuliskannya ke dalam bahasa pemrograman yang telah dibuat rancangannya oleh sistem analis, programmer tentunya harus ahli di bidang teknologi komputer.

v  Berdasarkan tugas dan tanggung jawab, sistem analis bertanggung jawab atas sistem secara keseluruhan, jadi tidak hanya pembuatan program komputer (teknologi komputer) melainkan aplikasinya juga, sedangkan pembuatan program yang menjadi tugas sistem analisis ini meliputi pemecahan masalah secara garis besar, dan sistem analisis ini berhubungan dengan banyak orang, jadi harus memiliki softskill yang bagus juga. Sedangkan programmer hanya bertangung jawab pada pembuatan program, tugas programmer sifatnya teknis, dan harus tepat dalam pembuatan instruksi-instruksi program, jadi tidak langsung berhubungan dengan pengguna, programmer hanya berhubungan dengan sesama programmer dan sistem analis. Pengetahuan yang harus dikuasai oleh programmer terbatas pada teknologi, sistem komputer, utilitas, dan tentunya bahasa-bahasa pemograman.

v  Berdasarkan pengetahuan yang harus dikuasai, sistem analis harus ahli tentang teknik pengolahan data, teknologi komputer dan pemograman komputer. Selain itu, pengetahuan bisnis pun harus dikuasai diantaranya agar berkomunikasi dengan pemakai sistem, metode kuantitatif seperti linier programming, dynamic programming,regresion, network, decision tree, trend, simulasi untuk membangun model aplikasi. Sistem analis juga harus mampu memecahkan permasalahan yang kompleks menjadi kecil, mampu berkomunikasi dan membina hubungan denagan baik dan yang tak kalah pentingnya sistem analis harus memahami metodologi pengembangan sistem informasi. Sedangkan programmer tentunya harus ahli dalam membuat program, memahami bahasa pemrograman dan dapat mengimplementasikannya pada proyek yang akan dibuat.

G. Requirement Management Plan

Dokumen ini berisi panduan yang akan digunakan oleh proyek untuk memberikan gambaran mengenai standard requirement documents, requirement types, requirement attributes, dan traceability. Dokumen ini juga mendefinisikan strategi umum untuk pengaturan requirement dan berfungsi sebagai sumber dokumen utama bagi semua partisipan dalam suatu proyek.

Tujuan pembuatan dokumen Requirement Management Plan ini adalah untuk mendefinisikan skema kebutuhan sistem dan atribut-atributnya. Dokumen perencanaan ini menggunakan pendekatan sistematis untuk melakukan pencarian, pengorganisasian dan dokumentasi kebutuhan sistem, yang dimaksudkan untuk menjembatani kesepakatan antara klien dengan tim pengembang dalam mengelola setiap perubahan kebutuhan sistem.

Detil yang harus diisi pada dokumen Requirement Management Plan pengembangan Sistem Informasi E-Commerce

H. Penting Diperhatikan

ü  In some companies, this person might be called a Business Analyst, Systems Analyst, Software Analyst, Infrastructure Analyst, etc. While each of these titles has their particular nuances, the main responsibility of each is the same - to capture and document the requirements needed to implement a solution to meet the clients business needs.

ü  If requirements are not captured and documented, the analyst is not accountable.  If the solution meets the documented requirements, but the solution still does not adequately represent the requirements of the client, the analyst is not accountable.

I. Daftar Pustaka:

Dennis, Alan, Barbara Haley W., David Tegarden, System Analysis and Design with UML 2.0, 3^rd Ed, Wiley, 2010

IIBA, A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge 1.6, International Institute of Business Analysis, 2006

McLeod, Raymond, Management Information Systems, 10^th Ed, Prentice Hall, 2006

Podeswa, Howard, UML for the IT Business Analyst: A Practical Guide to Object -Oriented Requirements Gathering, 2^nd Ed, Thomson, 2009

Pressman, Roger S., Software Engineering: A Practitioner's Approach, 7^th Ed, McGraw Hill, 2009

Yourdon, Edward, Object-Oriented Systems Design: An Integrated Approach, 1^st Ed, Prentice Hall, 1993